Verhinderungspflege abrechnen: Nachweise, Frist und Betrag

Einspringen kann ein ambulanter Pflegedienst, eine einzelne Pflegekraft, eine ehrenamtlich Helfende oder ein naher Angehöriger. Die Ersatzpflege darf auch in einer Einrichtung stattfinden. Und sie geht stundenweise, etwa wenn Sie selbst einen Nachmittag beim Arzt sind.

Für die Höhe der Erstattung kommt es darauf an, wer einspringt. Als nahe Angehörige zählen hier Verwandte und Verschwägerte bis zum zweiten Grad, etwa Enkel oder Geschwister, dazu alle, die mit Ihrer Mutter in einem Haushalt leben.

Für Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege gibt es seit dem 1. Juli 2025 einen gemeinsamen Jahresbetrag. Im Jahr 2026 sind das bis zu 3.539 Euro im Kalenderjahr, die Sie nach Ihrer Wahl auf beide Leistungen verteilen. Ist der Betrag aufgebraucht, gibt es im selben Jahr daraus weder Verhinderungspflege noch Kurzzeitpflege.

Springt jemand ein, der weder verwandt ist noch im Haushalt lebt, kann die Kasse bis zu diesem vollen Betrag erstatten. Dasselbe gilt für nahe Angehörige, die die Pflege beruflich übernehmen. Pflegen nahe Angehörige dagegen, ohne einen Beruf daraus zu machen, ist die Erstattung im Jahr grundsätzlich auf das Pflegegeld für zwei Monate begrenzt. Bei Pflegegrad 2 sind das zweimal 347 Euro, bei Pflegegrad 3 zweimal 599 Euro.

Weisen Sie notwendige Ausgaben der Ersatzperson nach, etwa Fahrkosten oder einen Verdienstausfall, kann die Kasse auch diese übernehmen. Die Obergrenze bleibt der gemeinsame Jahresbetrag.

Es läuft weiter, zur Hälfte. Während der Verhinderungspflege zahlt die Kasse bis zu acht Wochen im Kalenderjahr die Hälfte des bisherigen Pflegegelds, und das gilt auch für einen anteiligen Rest, wenn Sie Pflegegeld und Pflegedienst kombinieren. Am ersten und am letzten Tag der Ersatzpflege gibt es das volle Pflegegeld.

Sammeln Sie jede Rechnung und Quittung der Ersatzpflege. Bei Angehörigen kommen Fahrtkosten oder der Nachweis über einen Verdienstausfall dazu.

Kommt die Ersatzpflege von einem Pflegedienst oder einer Einrichtung, muss er Ihnen danach unverzüglich eine schriftliche Übersicht über die Kosten geben, mit Ihrer Zustimmung auch per E-Mail. Auf dieser Übersicht steht deutlich, welcher Betrag über den gemeinsamen Jahresbetrag abgerechnet werden soll. Außerdem meldet die Einrichtung der Pflegekasse bis zum Ende des Folgemonats, dass und in welchem Umfang sie eingesprungen ist. Fragen Sie nach, ob diese Meldung erfolgt ist.

Den Antrag auf Erstattung stellen Sie bei der Pflegekasse, zusammen mit den Nachweisen der Kosten. Seit dem 1. Januar 2026 gilt dafür eine feste Frist. Der Antrag muss spätestens bis zum Ende des Kalenderjahres eingehen, das auf die Ersatzpflege folgt. Fand sie im November 2026 statt, ist der 31. Dezember 2027 der letzte Tag. Kommt der Antrag später, besteht kein Anspruch mehr.

Sie können den Antrag auch bei Ihrer Pflegeberaterin oder Ihrem Pflegeberater abgeben, die ihn unverzüglich an die Pflegekasse weiterleiten. Den Bescheid bekommen dann Sie und die Beratung zur gleichen Zeit.

Vergleichen Sie den erstatteten Betrag mit Ihren Rechnungen. Rechnen Sie dann aus, was vom gemeinsamen Jahresbetrag in diesem Jahr noch übrig ist, und schreiben Sie es auf. Das ist die Zahl, mit der Sie für eine Kurzzeitpflege im Herbst oder einen zweiten Urlaub planen.

Wann die Kasse eine Ersatzpflege durch Verwandte als beruflich ansieht, klären Sie am besten vorher mit ihr. Fährt Ihr Sohn aus einer anderen Stadt an, sammeln Sie die Tickets oder notieren Sie die gefahrenen Strecken von Anfang an.

Leben Sie mit Ihrer Mutter in einer Wohnung, zählen auch Freunde oder Partner aus diesem Haushalt zu den nahen Personen.

Dann gibt es in diesem Kalenderjahr aus dem gemeinsamen Jahresbetrag nichts mehr, weder für eine Verhinderungspflege noch für eine Kurzzeitpflege. Wer im Frühjahr zwei Wochen Urlaub mit einem Pflegedienst überbrückt und im Herbst nach einer Operation Kurzzeitpflege braucht, greift beide Male auf denselben Topf zu.

Planen Sie deshalb früh im Jahr, wofür der Betrag reichen soll.

Auf eine Pflegeberatung haben Sie einen Anspruch, sobald Ihre Mutter Leistungen der Pflegeversicherung bekommt. Die Beratung kommt auf Wunsch nach Hause. Sie bezieht Angehörige ein und hilft bei der Auswahl der passenden Hilfen. Fragen Sie dort vor einem geplanten Urlaub, wie Sie die Ersatzpflege am besten organisieren.